RFID档案管理解决方案

一、项目背景

　据国家档案局统计数据，截止2008年，全国档案库房面积为285.6万平方米，而保存的档案则有25284.5万卷;还有各类声像档案、以磁盘光盘为载体的电子档案、缩微胶片档案等。而且每年各地档案库房还承担着大量的档案进馆储存任务，绝大部分档案库房已接近饱和。因此如何更加高效的利用有限的档案库房资源，最大限度开发已有档案库房的保管能力，节约档案库房建设资金，成为各级档案部门迫切需要解决的问题。另一方面，近些年随着档案寄存中心在各地的兴起，档案高密度存储直接关系到寄存中心的经济效益和社会效应。

² 档案仓库管理现状：

　在档案信息化的过程中，存在着大量的历史纸质档案，并且企业的日常运作过程中还在不断的产生这种档案。这些资料对于企业来说是很重要的 企业知识，企业分析利用这些档案的愿望是很迫切的。但传统的档案管理模式，由于占用的存放空间大，保管的成本高、保存年限短，易磨损，查找利用困难，安全性保密性不可靠， 不能满足企业在激烈的市场竞争中高效运作和流通性的需求，RFID的应用解决了这些问题。

² 档案仓库管理需求：

1. 实现设备进出仓库智能化管理。

采用物联网智能化感知技术，使用手持机结合固定式采集设备，对资产标签进行标识。

利用智能移动终端或固定式采集设备，完成资产的新增、领用、盘点、 归还、转移、维修保养、报废和清理等日常管理工作，高效、精确的实现了对资产全生命周期的跟踪管理。

解决了资产家底状况信息不明、盘点不清、管理信息滞后、维护管理困难等问题， 保证了资产的帐物相符，提高资产利用率，从而实现资产的信息化管理。

2. 解决设备借用、归还监督管理。

借用设备涉及本公司下属施工单位也可能涉及外部兄弟单位，如何做到设备借用管理，到期跟催、归还管理，设备当前使用状况查询，将提高设备使用的安全和效率。

3. 设备的维护管理信息化，做到设备到期维护提醒。设备涉及国家质量监督检测、使用期限日常维护，系统提供日常维护报表，方便设备仓库管理人员工作。

² 档案库房规划目标：

将无线射频技术应用到高密度智能化档案管理领域中，充分利用自动化库房的优势和无线射频技术诸多优点，实现库房信息管理自动化和档案入出库作业的自动化，为提高档案的流通效率发挥重要的作用。国内外各个行业采用自动化仓库的情况己经充分证明，使用自动化立体仓库能够产生巨大的社会效益和经济效益。

 

实现档案资料智能管理信息化。按照档案资料日常的存储、查询、借阅、归还、防盗等具体业务，对档案流通进行动态的管理，系统通过RFID作为信息载体，对每个档案流通的每个环节进行数据采集和监控，实现档案业务办理的自动化，从而取代传统的纸质工作流程。提高档案管理整体的业务管理能力、减少差错率,实现数据共享、提高对档案管理的效率、简化了管理流程、降低了人员的劳动强度，为档案管理提供了更为便捷、更为有效的管理模式，提高服务水平，提升管理的综合实力。

 

目前将无线射频技术应用到高密度智能化档案库在档案系统运用较少，积累的经验不多，无线射频技术结合高密度智能化档案库可在理论和实践中为档案的高密度智能储存做有益的探索，无论是从理论上，还是在实践中，都是一个飞跃。

二、捷友RFID档案管理系统功能特点

系统技术特点

1.RFID档案标签样式及内容可自定义。

2.RFID档案标签信息个性化加密，防止重要资产信息泄露，强化资产信息的安全。

3.手持智能终端能够独立完成资产领用、盘点、归还、转移、维修保养、报废等操作。

4.手持智能终端支持无线联网在线工作和脱机离线独立工作两种工作模式，同时支持多手持智能终端同时工作，数据实时同步。

5.支持档案按来源、部门、人员、位置、状态进行盘点统计。

7.资产信息表格批量导入，减少人工录入的工作量，提高工作效率。

8. 智能信息提醒功能，包括档案归还时间、计量时间、维修保养时间、报废时间等到期提醒。  

9.报警提醒功能，档案被非授权带出时发出声光报警、语音提醒、照片抓拍存档，防止档案非授权移动或丢失。

10.管理实时，操作快捷、简便，日志记录详尽，完整的“管理链路”。

11.信息按级公开，权限控制严格，层级明确，实现“向上负责”；

12.自动识别、距离远、精度高，抗干扰性能好，分析判断智能化。

13.人员必须自觉遵从系统规则和操作流程，便于领导实时管控和检查督促，独特的安全信用值量化管理；人性化管理、避免冲突。

14.独特的预警、报警功能；分布式结构，便于组网、机动部署和范围扩展。

15.模块化设计，便于功能扩展和特殊模块定制。

三、射频识别技术介绍

射频识别是一种非接触式的自动识别技术，它通过射频信号自动识别目标对象并获取相关数据，识别工作无需人工干预，可工作于各种恶劣环境。射频识别技术可识别高速运动物体并可同时识别多个标签，操作快捷方便。

射频识别系统由一个询问器（或阅读器）和很多应答器（或标签）组成。射频识别技术包括了一整套信息技术基础设施，包括：射频识别标签，又称射频标签、电子标签，主要由存有识别代码的大规模集成线路芯片和收发天线构成，目前主要为无源式，使用时的电能取自天线接收到的无线电波能量；射频识别读写设备以及与相应的信息服务系统。

 

三、RFID档案管理系统网络拓扑

 

四、主要技术指标及使用要求

（1）目标标签种类

无线射频标签915超高频频段

（2）探测距离

无源RFID——超高频——3～10m

(3) 数据传输方式与性能指标

无线网络通信与有线网络通信相结合，性能指标视网络配置情况而定，系统对网络带宽要求为<128kbps

(4)电磁兼容性要求

经实验环境和实际应用环境测试，与现有经无线电管理委员会审核的产品设备无冲突、无相互干扰。

(4) 环境适应性

见下表：

	RFID	磁条	条形码
抗污性	好	好	差
外形可塑性	好	一般	无
穿透性	好	好	无
重复使用	好	一般	无

（5）实用性

l 标签性价比高

标签成本符合实际用户所能承受的范围，且调整灵活，随着我国加大对标签制造业的大力扶持和众多大型生产企业的加入，今后标签价格将会更加低廉。

l 可靠性高

系统使用标签符合国际标准。

l 易于维修维护

l 安全保密性

具有信息安全防护与保密手段，保证系统访问、数据及通信的安全。

l 人机适应性

易于部署、安装简便、操作简单。

l 系统的扩充性

预留接口，可与其他标准件通过开发接口程序实现互连

四、系统架构设计

在原来的非Client/Server结构模式下进行涉密载体管理系统设计实现中，一般采用文件服务器/工作站的结构模式，每当前台工作站有数据请求的时候，就会打开服务器上的数据库，用网络将整个数据库传到工作站，在前台处理完以后，再将整个数据库传送回服务器。这样，联机事务处理的响应时间和网络上的无效传输大大增加，从而增加了网络的负担，降低了相应速度。影响了整个服务器的性能。

采用的Client/Server结构，Client端只要将请求发给Server端，而Server端在处理完请求之后，只是把结果返回给Client端。实际上在网络传输的只有SQL语句和结果数据。同时，Client负责友好的界面与用户交互。而Server专门负责数据库的操作、维护、提高了整个系统的吞吐量和响应时间。在Client/Server结构模式下进行档案系统的设计具有如下一些特点。
　　1、 系统的联机事务能力大大提高：采用Client结构，使档案系统合理的划分数据和功能，均衡分配Client和Server上的负载，减少网络传输，能为联机事务处理提供高的事务吞吐量，短的响应时间，并且增加用户数量。
　　2、 系统的开放性和可扩充性能增强：基于Client/Server结构的档案系统采用开放的Server接口软件，使不同协议的两个Client应用软件可以通过Server联结，使档案系统的开放性和易扩充性增强。
　　3、 系统的安全性增强：由于采用Client/Server结构的档案中，数据的各种操作和维护都在Server端进行，而用户在Client端根据授权来使用Server端的数据。这样为数据提供了强有力的安全保证。同时，对数据的可靠性管理以及维护也带来了方便。
　　4、 充分利用各种资源，提高了档案系统的应用开发生产率

四、RFID档案管理系统功能

 

 

指标项	技术参数要求
软件功能	对库藏实体档案实行档案实体电子标签化管理，实时感知、跟踪。具有档案信息管理、RFID信息管理、档案库房盘点、档案异常移动报警等功能。
空间管理	排架管理：对库房密集架进行初始化操作，  存址管理：提供设置档案在排架上的存放位置信息功能，结合RFID或条形码，对库区、排架、现有档案实体的存放位置进行初始化设置 库房查询：查询某个档案的存储位置，也可以查询档案的状态
出入库管理	档案出库：对档案实体因编研利用、整理编目、保护修复、数字化加工等业务工作的需要而离位情况进行管理。预留和城建档案项目的调档接口，支持RFID或条形码出库操作和图形化下架操作。
	档案入库：对库房中档案的入库、上架情况进行登记，结合库房平面图进行上架操作。利用系统设备进行档案电子标签信息采集，系统自动记录档案归还时间和档案信息。
	档案移库：对库房中档案存放位置的移动进行登记，结合库房平面图进行移位操作。
	档案拣货管理：系统可提供根据档案借阅单进行档案的拣货管理。
日常管理	即时监控：实时显示当前进出各区域的RFID档案信息资料，实时记录每个区域内，档案等各项资源“进”与“出”的时间。
	库房盘点：应用集成手持或密集架RFID等盘点设备，对库房中的各类档案的盘点情况进行记录和维护，可以库房信息进行查询和盘点，确认档案实体的具体存放位置是否正确。
	日常检查：记录档案实体状态检查、数量清点、位置核对等情况；可以对档案库房的温度和湿度状态进行人工登记并对所记录数据进行分析
	库房统计：对库房和装具的使用率、容积率以及实体档案的保存情况进行统计。
权限设定	定义各角色对资源单位的使用权限，可细分到每个子功能模块的使用。

系统工作流程

档案入馆

　　1、接收整理处工作人员接收档案后，将档案信息录入系统，通过RFID电子标签打印机打印出一张电子标签，同时将档案信息写入电子标签芯片中。电子标签粘贴至档案盒表面。

　　2、粘贴好电子标签的档案送至保管处进行存放。存放前，保管处工作人员通过RFID读卡器对档案电子标签进行扫描，登记入库时间并设置具体的存放位置，从而在系统中建立档案的入库记录。

档案借阅

　　1、 借阅申请

　  通过权限分配有许可的用户，可以通过WEB端在本地独立网络访问软件端的借阅申请界面，根据档号进行借阅

    2.借阅登记

档案借阅出库会自动生成借阅登记记录，借阅人，借阅时间，归还时间等

　　3.档案查找

　　每层楼保管处工作人员电脑上安装档案流通管理子系统，一旦有新的借阅申请，系统会自动将记录显示在计算机屏幕上。显示的信息包括：档案名称、档案编号、存放位置等，工作人员按照申请记录进行档案查找。

　　查找完成后，工作人员必须通过读卡器对电子标签进行扫描，完成档案出库登记，系统中记录档案出库时间、出库档案编号。

　　4.档案借出

　　保管处工作人员将档案移交给利用大厅工作人员，档案交给用户前，必须在系统中进行电子标签扫描登记，记录借出时间和档案编号。

档案归还

　　1.用户完成档案查阅后归还档案，工作人员扫描档案电子标签，登记归还时间和档案编号，完成归还登记。若用户超过指定的查阅时间，系统会自动提醒;

　　2.保管处工作人员将档案放回指定存放地点前，要进行电子标签扫描登记，登记入库时间，完成登记后，档案变成入库状态。

档案防盗

　  当档案被取出时，由出库口的RFID阅读器捕捉档案信息，并与出库指令信息进行核对，如果档案是未经档案管理信息系统发出出库指令而异常离开库位，监控模块会激活警报模块发出异常情况警报，以防止档案被毁、被盗等。

档案查询管理

　　用户在有授权的终端（PC或者平板）进行登录WEB端程序，根据权限进行档案查档功能操作。

档案销毁提醒

　　档案的价值具有时间效应，对于失去存档价值的档案需要进行销毁处理，以减轻对档案管理资源的占用。当档案在入馆时，将保管期限写入RFID标签并存储于中心数据库中。在保管过程中，当有档案达到保管期限时，软件将自动跳出档案失效提示，由管理员做出销毁或继续保管处理。

档案盘点管理

　　采用RFID技术进行档案资料的盘点，使得原来沉重繁琐的档案盘点工作变成一项简单快速的工作。档案管理系统发出盘点指令，库房管理终端发送盘点指令到移动终端，库房管理员根据移动终端上的提示，读取档案格和存放的档案的的标签信息，完成一个档案格的盘点操作，依次进行直到完成所有档案的盘点操作。

 

使用手持机可以方便档案库房管理人员对档案库房的档案进行标签登记、存址发卡、档案发卡、档案借阅、档案归还、存址管理、档案盘点、档案移库，日常检查等操作，通过手持设备实现档案库房现场无纸化实时管理。

 

六、质量、可靠性、维修性及标准化

硬件设备供应商负责所有硬件质量标准和行业标准的落实；软件开发部门负责硬件接口与系统的融合，互连、互通、互操作。

售后服务的质量保证，根据合同规定向使用方提供有关的服务，对设备在使用中出现的故障即使提供维修服务等。

 

8．1．1 设计质量控制

重点对技术文件和资料、设计分析、设计输入输出、设计更改等环节进行控制。

 

8．1．2 开发质量控制

     拟定实验规范，按规定履行审批程序，逐一进行，评审过后方可实施；严格贯彻质量

评审制度，认真把好质量关，并对评审中提出的问题进行质量跟踪。

   

8．1．3 硬件设备质量控制

符合国内国际有关技术标准和行业标准，硬件供应商应是获得资质认可的代理商或有科研背景的公司。

 

8．2 可靠性、维修性控制措施

建立可靠性信息闭环管理系统，制定信息的收集、传递、反馈、分析、处理和归档等必要的程序和管理要求。

建立故障审查制，对系统研制过程中的重大故障的分析结论和纠正措施的正确性进行审查。

制定硬件控制大纲，明确各类硬件产品的选择和使用要求以及质量、可靠性和筛选等级的优先程序制定故障报告、分析及纠正措施，以保证故障信息的正确性和完整性，及时利用故障信息对系统进行分析、改造，实现可靠性增长。

最大限度地选用经过质量认证并经使用证明可靠的通用件、标准件，以获得较好的成熟系数和可靠性。

      

8．3 标准化控制措施

拟定“档案系统标准化大纲”。明确系统研制过程的标准化要求和各种技术文件的编制要求。

采用标准化原理、方法进行设计，以提高项目研制的通用化、系列化、组合化水平，系统标准化系数不低于70%。

在设计中贯彻标准化思想，大量采用标准件，减少单元品种，系统设计中尽量使用通用化组件，以增强系统组件互换性。

建立标准化检查制度，检查系统研制过程中标准化执行情况，组织审查标准化文件，确保标准化大纲的贯彻执行。

 

 

四、所用的主要硬件

1.工业级RFID手持终端

 

 

 

2. RFID超高频热转印机

指标项	技术参数要求
打印头	悬压式
分辨率	>=300 dpi (12 dots/mm)
打印方式	直热/热转印
最大打印宽度	不小于120 mm
最大打印长度	>=2500.0 mm
操作方式	批处理模式、剥离模式、切刀模式(可选)
标准接口	串行(RS-232C),并行(IEEE 1284),USB 2.0 ,以太网口
闪存/内存	不小于32 MB SDRAM; 8 MB Flash
RFID性能	MP2 RFID智能编码技术
质保要求	一年质保服务

 

3. RFID超高频读写器一体机

 

指标项	技术参数要求
尺寸	260MM*260MM*150MM
工作频段	902MHz～928MHz
通讯接口	RS-232(DB9) RJ45
射频芯片	INDY R2000
读写距离	>5米
符合标准	ISO 18000-6C
工作方式	外触发控制读卡或软件发命令读卡
射频功率	0~33dbm,软件可调
天线	9DB超高频资产管理专用天线
极化方式	圆极化
工作温度	-40-70℃

用户案例